Basiseinstellungen

1. Einstellungen und Konfiguration für die Personalbeschaffung

2. Abteilungen und Abteilungshierarchie

8. Abwesenheitsarten im Self-Service und Eskalation

1. Einstellungen und Konfiguration für die Personalbeschaffung

Bevor Sie den Bereich Personalorganisation Ihrer Dynamics Personalmanagement Lösung vollfunktional nutzen können, sollten Sie zuvor einige Basis-Einstellungen einmalig vornehmen. Wir zeigen Ihnen wie.

Sie finden die HR Einstellungen und Konfigurationen im Bereich Einstellungen:

Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen

Für die Personalorganisation sind folgende Bereiche relevant:

2. Abteilungen und Abteilungshierarchie

In der Dynamics Personalmanagement Lösung können Sie Abteilungen sehr einfach erstellen, anpassen und pflegen.

2.1 Abteilungen erstellen

Öffnen Sie dazu Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Abteilungen und klicken Sie auf +NEU.

Tragen Sie im Pflichtfeld „Namen“ die Bezeichnung der Abteilung ein. Beginnen Sie mit der höchsten Abteilung in Ihrem Unternehmen. Speichern und schließen Sie den Datensatz anschließend.

Erstellen Sie nun eine zweite Abteilung die hierarchisch direkt unter der zentralen Abteilung angesiedelt ist. Tragen Sie den „Namen“ der Abteilung ein und wählen Sie als „übergeordnete Abteilung“ die zuerst erstellte Abteilung aus. Speichern und schließen Sie den Datensatz anschließend.

Hinweis:
Sobald Sie Mitarbeiter angelegt haben, können Sie auch das Feld "Vorgesetzter" pflegen.

Führen Sie dieses Vorgehen fort, bis Sie alle Abteilungen Ihres Unternehmens erstellt haben. Durch die Auswahl der übergeordneten Abteilung erzeugen Sie eine hierarchische Struktur zwischen den Abteilungen. Diese Hierarchie können Sie sich grafisch anzeigen lassen. Öffnen Sie dazu die Übersicht der aktiven Abteilungen Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Abteilungen und klicken Sie dort auf „Hierarchie anzeigen“ oder das Organigramm-Symbol.

Tipp:
Das Organigramm kann aus Microsoft Dynamics auch in Visio exportiert werden.

2.2 Abteilungen ändern und pflegen

Veränderungen und Umbenennung von Abteilungen können ebenfalls einfach umgesetzt werden. Öffnen Sie dazu die betroffene Abteilung und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor: Ändern Sie den Namen, ordnen Sie die Abteilung einer anderen, übergeordneten Abteilung zu oder wechseln Sie den Vorgesetzten. Alle Änderungen sind sofort im System verfügbar.
Sobald Sie auch Mitarbeiter in der Dynamics Personalmanagement Lösung angelegt haben, stehen weitere Informationen im Datensatz der Abteilung zur Verfügung.

Hinweis:
Damit ein Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste der Abteilung erscheint, muss in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters die jeweilige Abteilung hinterlegt werden.

3. Regionen

Die Entität Region wird an verschiedenen Stellen der Dynamics Personalmanagement Lösung verwendet um beispielsweise den primären Arbeitsort eines Mitarbeiters festzulegen, Verpflegungsmehraufwände bei Geschäftsreisen zu berechnen oder den Wohnort von Mitarbeitern und Bewerbern zu bestimmen.

3.1 Regionen manuell erstellen

Um eine neue Region zu erstellen öffnen Sie Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Regionen und klicken Sie dann auf +NEU

3.2 Regionen mit vorbereiteter Import Vorlage importieren

Alternativ zum manuellen Erstellen der Regionen können Sie bereits vorbereitete Regionen in Ihr System importieren. Die Import-Datei finden Sie auf der xRM1 Homepage im Download-Bereich für Kunden:

http://www.xrm1.com/en/customerportal/

Laden Sie die ZIP-Datei herunter und entpacken Sie die Datei. Sie finden darin mehrere XML-Dateien. Die Basis-Sprache Ihrer Dynamics Plattform bestimmt, welche der XML-Dateien für Ihr System passend ist. Ist die Basis-Sprache Deutsch, benötigen Sie die Datei „Region_DE.xml“ ist die Basis-Sprache Englisch benutzen Sie bitte „Area_EN.xml“.

Sie können die Basis-Sprache Ihrer Dynamics Plattform in Ihren persönlichen Optionen nachsehen. Klicken Sie dazu auf persönliche Dynamics Einstellungen (Rad-Symbol) und im Menü auf „Optionen“. Wählen Sie den letzten Reiter „Sprachen“ aus. Die dort genannte „Ausgangssprache“ ist die Basis-Sprache Ihrer Dynamics Plattform.

Öffnen Sie anschließend Navigationsleiste -> Einstellungen -> Datenverwaltung und klicken Sie auf „Importe“.

Klicken Sie nun auf den Befehl „DATEN IMPORTIEREN“. Ein neues Dialogfenster öffnet sich. Wählen Sie die passende XML –Datei aus und klicken Sie auf „Weiter“. Folgen Sie den Anweisungen des Dialogs und wählen Sie bei Duplikate zulassen „Nein“ und den Besitzer für importierte Datensätze aus. Klicken Sie anschließend auf „Absenden“ und „Fertig stellen“. Der Import startet nun selbständig.

Sie haben nun die Regionen erfolgreich mportiert.

4. Kalender

Mittels Kalender definieren Sie in Ihrem Unternehmen die arbeitsfreien Tage wie Wochenenden und gesetzliche Feiertage. Wenn Ihr Unternehmen Standorte in mehreren Regionen mit unterschiedlichen gesetzlichen Feiertagen betreibt, können Sie in der Dynamics Personalmanagement Lösung für jede Region einen passenden Kalender anlegen und verwalten.

4.1 Kalender und Kalendereinträge manuell erstellen

Um einen neuen Kalender anzulegen öffnen Sie Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Kalender und klicken Sie auf +NEU.

Erstellen Sie nun zunächst den neuen Kalender indem Sie die Pflichtfelder „Name“ und „Gültig ab“ eintragen. Das Gültigkeitsdatum definiert, ab welchem Zeitpunkt die Kalendereinträge im System angezeigt werden. Um alle Einträge sofort verfügbar zu haben, tragen Sie ein Datum in der Vergangenheit ein. Speichern Sie den Datensatz. Anschließend können Sie über das +Zeichen Kalendereinträge hinzufügen.

Erstellen Sie einen Kalendereintrag, indem Sie zunächst einen „Namen“ vergeben. Nun stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Unter „Art der Wiederholung“ können Sie zwischen „Keine Wiederholung“, „Wöchentlich“ und „Jährlich“ wählen. Darüber hinaus können Sie definieren, ob es sich um einen ganzen oder halben freien Tag handelt.

Sehen Sie hier einige Beispiele wie Kalendereinträge gestaltetet werden können:

Wenn Sie nun den Kalender mit den Kalendereinträgen erstellt haben, müssen Sie abschließend noch die Regionen zuweisen, für welche die arbeitsfreien Tage gültig sind. Klicken Sie dazu auf das +Zeichen und anschließend auf die Lupe um die passende Region hinzuzufügen.

4.2 Kalender und Kalendereinträge mit vorbereiteter Import Vorlage importieren

Alternativ zum manuellen Erstellen der Regionen können Sie bereits vorbereitete Kalender in Ihr System importieren. Die Import Datei dazu finden Sie auf der xRM1 Homepage im Download-Bereich für Kunden: http://www.xrm1.com/en/customerportal/

Importieren Sie zunächst die Kalender und anschließend die Kalendereinträge. Für den Import folgen Sie einfach der Beschreibung unter 2.2. Prüfen Sie nachdem Import noch die zugeordneten Regionen und passen Sie die Zuordnung gegebenenfalls an.

Hinweis:

Manchmal können wir beobachten, dass der Import von Datumsfeldern nicht korrekt funktioniert. Die Anordnung von Monat und Tag wird dann beim Import vertauscht (01.05. wird zu 05.01.).

Um diesen Fehler zu umgehen müssen Sie vor dem Import von Datumsfeldern in Ihren persönlichen Dynamics Einstellungen (Rad-Symbol) im Menü auf „Optionen“ den Reiter „Formate“ auswählen (Siehe auch 3.2). Ändern Sie darin das aktuelle Format auf „Englisch (Vereinigte Staaten)“. Danach können Sie den Import durchführen. Anschließend können Sie das Format wieder auf Ihr übliches Format ändern.

5. Arbeitsgeräte

Mit der Dynamics Personalmanagement Lösung können Sie Arbeitsgeräte wie beispielsweise Laptops, Smartphones oder Dienstwagen bequem und einfach verwalten. Legen Sie dazu die verfügbaren Arbeitsgeräte im System an und weisen Sie diese Ihren Mitarbeitern zu.

5.1 Arbeitsgeräte anlegen

Um ein neues Arbeitsgerät anzulegen öffnen Sie Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Arbeitsgeräte und klicken Sie auf +NEU.

Es öffnet sich das Formular für ein neues Arbeitsgerät. Befüllen Sie das Pflichtfeld „Namen“. Die weiteren Felder können Sie nutzen, um das Arbeitsgerät genauer zu beschreiben. Speichern Sie den Datensatz anschließend. Nun steht das Arbeitsgerät im System zur Verfügung und kann, nach der Aushändigung des Arbeitsgeräts, dem jeweiligen „Mitarbeiter“ oder der „Abteilung“ zugeordnet werden.

Hinweis:
Das Feld „Besitzer“ beschreibt hier nicht den Besitzer des Arbeitsgeräts. Die Zuordnung, von welchem Mitarbeiter oder in welcher Abteilung das Gerät genutzt wird erfolgt ausschließlich durch die Felder „Mitarbeiter“ und „Abteilung“.

6. Krankenversicherung

Definieren und verwalten Sie die Krankenversicherung Ihrer Mitarbeiter.

6.1 Krankenversicherung anlegen

Öffnen Sie dazu Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Krankenversicherungen und klicken Sie auf +NEU.

Es öffnet sich das Formular für Krankenversicherungen, indem Sie den „Namen“, die „Krankenkassennummer“ sowie Informationen zum „SEPA-Mandat“ hinterlegen können. Speichern Sie den Datensatz anschließend damit die Krankenkasse für einen Mitarbeiter ausgewählt werden kann.

7. Arbeitsvertragsvorlagen

In der Dynamics Personalmanagement Lösung helfen Arbeitsvertragsvorlagen dabei Ihre Arbeitsverträge zu verwalten. In den Arbeitsvertragsvorlagen bilden Sie zunächst die allgemein üblichen Rahmenbedingungen ihrer Arbeitsverträge ab. Von diesem Standard abweichende Regelungen können später im individuellen Einzelvertrag mit dem Mitarbeiter nochmals angepasst werden.

7.1 Arbeitsvertragsvorlagen anlegen

Definieren Sie in den Arbeitsvertragsvorlagen alle Basisinformationen zu Ihren Verträgen. Öffnen Sie dazu
Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Arbeitsvertragsvorlagen und klicken Sie auf +NEU.

Es öffnet sich das Formular für Arbeitsvertragsvorlagen. Füllen Sie darin alle wichtigen Felder aus.

„Namen“: Pflichtfeld. Vergeben Sie einen differenzierenden Namen z.B. „Standard Vollzeit“, „Azubi-Vertrag, o.ä.
„Stellenbeschreibung“: Optional. Sie können die Arbeitsvertragsvorlage einer Stellenbeschreibung zuordnen.
„Urlaubsantragsprozess“: Vorbelegt. Damit wird der Geschäftsprozess für einen Urlaubsantrag definiert.
„Jahresbeginn“: Pflichtfeld. Definiert den Beginn ihres Fiskal- /Geschäftsjahres (Kalenderjahr oder abweichend)
„Vertragsart“: Auswahlfeld. Hier können Sie einen Vertragstyp wählen, wie z.B. Vollzeit, Teilzeit, Auszubildender.
„Kündigungsfrist“: Empfohlen. Übliche Kündigungsfrist bei Vertragsbeginn
„Kündigungsfrist Probezeit“: Empfohlen. Übliche Kündigungsfrist in der Probezeit
„Dauer Probezeit“: Empfohlen. Übliche Dauer der Probezeit
„Arbeitszeiten“: Empfohlen. Legen Sie die übliche Arbeitsdauer pro Wochentag fest.

Speichern Sie den Datensatz. Anschließend können Sie über das +Zeichen Urlaubsansprüche hinzufügen.

Fügen Sie Urlaubs-/Abwesenheitsansprüche hinzu, indem Sie die „Art der Abwesenheit“ auswählen und den „Anspruch“ in Tagen eintragen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern und Schließen“.

Fügen Sie auf diese Weise alle Abwesenheitsansprüche hinzu die generell gelten und vertraglich vereinbart werden. In der DACH-Region ist dies regelmäßig nur der Urlaubsanspruch pro Jahr in den USA ggf. auch eine maximale Anzahl von Krankheitstagen pro Jahr.

Hinweis:
In der Dynamics Personalmanagement Lösung stehen Ihnen bereits eine Vielzahl von Abwesenheitsarten wie z.B. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub oder Elternzeit zur Verfügung. Die Auswahlliste kann darüber hinaus um zusätzliche Abwesenheitsarten erweitert werden.

Ihr Unternehmen beschäftigt Mitarbeiter an Standorten in verschiedenen Ländern, weshalb Sie regionsspezifische Arbeitsvertragsvorlagen benötigen? Dann nutzen Sie die Möglichkeit Vertragsvorlagen Regionen zuzuordnen.

8. Abwesenheitsarten im Self-Service und Eskalation

Um die Abwesenheitsarten zu konfigurieren öffnen Sie Navigationsleiste -> Personal -> Einstellungen -> Abwesenheitsart Einstellungen und klicken Sie auf +NEU

Wählen Sie zunächst aus, welche Abwesenheitsart angepasst werden soll. Anschließend können sie definieren, ob die Abwesenheitsart im Mitarbeiter Self-Service zur Verfügung stehen soll und damit durch den Mitarbeiter selbst verwaltet werden kann. Wählen Sie „NEIN“ kann diese Abwesenheitsart ausschließlich durch die Personalabteilung (HR-Manager-Rolle) eingetragen und prozessiert werden. Im Feld „Eskalations-Abwesenheitsart“ definieren Sie welches Abwesenheits-Kontingent verwendet werden soll, falls bereits alle verfügbaren Tage der Abwesenheitsart aufgebrauch sind. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Schließen. Lassen Sie das Feld leer, wenn keine solche Eskalation erfolgen soll. Hier zwei Beispiele dazu:

Beispiel für die Abwesenheitsart „Überstundenausgleich“
„Verfügbar für Self-Service“: Ja. Mitarbeiter können Abwesenheitsanträge für Überstundenausgleich selbst im System erfassen.
„Eskalations-Abwesenheitsart“: Urlaub. Wird in einem Abwesenheitsantrag das zugewiesene Überstunden-Kontingent überschritten, wird für die übrigen beantragten Abwesenheitstage Urlaubstage abgezogen.

Beispiel für die Abwesenheitsart „Krankheit“
„Verfügbar für Self-Service“: Nein. Mitarbeiter können Krankheitstage nicht selbst im System erfassen. Nur HR-Manager und Vorgesetzte können in diesem Fall Krankheitstage für den Mitarbeiter verwalten.
„Eskalations-Abwesenheitsart“: Leer. Keine Eskalation vorgesehen.

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