Auf den Punkt

xRM1 Abrechnung und Fakturierung ermöglicht es Ihnen, Leistungen gegenüber Kunden, Mitarbeitern und externen Dienstleistern abzurechnen.
 
Rechnungsstellung auf Basis von Meilensteinen, Teilzahlungen und Abschlusszahlung sowie Abrechnung nach Aufwand (Time & Material) werden unterstützt.

Screen Gallery Highlights

Top Features

• Abrechnung von Leistungen

• Festpreis
• Meilensteinen
• Teilzahlungen
• Time & Material

• Leistungsnachweise

• Korrekturfunktion
• Differenzierung benötigter Zeit und verrechenbarer Zeit

• Rechnungen im CRM

• Automatisierte Rechnungserstellung
• Wiedervorlage Funktion
• Mahnwesen
  • Rechnungsdruck im CRM
  • alternativ Übergabe an ERP vorbereitet
  • Reisekostenabrechnung mit Belegmanagement

Zielgruppe

• Projektleiter ⇒ Abrechnung gegenüber dem Kunden
• Personalabteilung ⇒ Abrechnung von Mitarbeitern
• Einkauf ⇒ Abrechnung externer Ressourcen

Nutzen

• Mehr Zeit:
  Hoher Automatisierungsgrad reduziert Verwaltungsaufwand
• Mehr Sicherheit:
  Die Automatisierung sorgt für eine hohe Abrechnungsqualität
• Mehr Umsatz:
  Dynamics Projektmanagement erkennt noch nicht abgerechnete Leistungen (auch Reisen, Fremdleistungen oder Sachkosten) und schlägt sie immer wieder zur Abrechnung vor

Beschreibung

Die Abrechnungskomponente von Dynamics Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, aus Projekten heraus Leistungen gegenüber Kunden, Mitarbeitern und externen Dienstleistern abzurechnen. Abrechnungen auf Basis von Meilensteinen, Teilzahlungen und Abschlusszahlung sowie Abrechnung nach Aufwand (Time & Material) werden unterstützt. Die in vielen Branchen benötigten Leistungsnachweise werden vom System generiert.

Mit den Funktionen zur Abrechnungsvorbereitung stehen Ihnen speziell für Abrechnungen nach Aufwand eine Excel-ähnliche Übersicht über alle Leistungen der gewählten Periode zur Verfügung. So kann der Projektleiter oder das Backoffice schnell und einfach Buchungen der Mitarbeiter korrigieren und über die Verrechenbarkeit an den Kunden entscheiden. Auch Rechnungssplits für denselben Zeitraum sind möglich. Das System stellt sicher, dass dennoch keine Leistung doppelt verrechnet wird.

Die Abrechnungsfunktion kann auf Basis des Leistungsnachweises Rechnungen automatisch direkt in Microsoft Dynamics CRM erstellen und ausdrucken. Alternativ ist die Übergabe aller rechnungsrelevanten Informationen an ein ERP-System vorbereitet.

Die Abrechnung von Time & Material erfolgt in drei einfachen Schritten:

1. Aufbereitung der Buchungen

Vor der Abrechnung werden die erfassten Projektleistungen sehr komfortabel in einer einzigen Bildschirmmaske überarbeitet und abrechnungsrelevante Leistungen als solche markiert. Rechtschreibfehler oder unpassende Formulierungen sind mit einem Klick entfernt.

Eines der Highlights ist die Möglichkeit, Leistungen abweichend von der erfassten Arbeitszeit zu fakturieren.

2. Festlegung der Abrechnung & Erzeugung des Leistungsnachweises

Die im Projekt erfassten Leistungen können nach frei definierbaren Zeiträumen (Monate, Quartale oder abweichende Zeiträume) abgerechnet werden. Bei Bedarf können ausgewählte Leistungen für eine spätere Abrechnung markiert werden. Diese werden beim nächsten Abrechnungslauf vom System automatisch wieder vorgeschlagen.

Sowohl die Abrechnung von Festpreisprojekten, Time & Material-Projekten als auch Vorhaben mit beiden Fakturierungsarten wird unterstützt. Funktionen zur Verwaltung von Anzahlungen oder Teilzahlungen sind vorhanden.

Die Generierung der Leistungsnachweise erfolgt dann auf Knopfdruck vollautomatisch. Sie können die Leistungsnachweise anschließend ausdrucken, als PDF oder als Excel Dokument speichern.

Die im Projekt erfassten Reisekosten und Reisezeiten können ebenfalls fakturiert werden. Für Reisezeiten kann über den Auftrag festgelegt werden, wie die Verrechnung erfolgt (pauschaler Betrag pro Reise, anteiliger Stundensatz, fester Stundensatz, keine Verrechnung). Für Reisekosten stehen für die Verrechnung ebenfalls alle möglichen Optionen über den Auftrag zur Auswahl (pauschale Verrechnung, Belegmäßige Verrechnung, keine Verrechnung). Dabei wird über den Auftrag und den Produktkatalog (Produkte, Preislisten, etc.) definiert, zu welchen Sätzen die Verrechnung erfolgt (z.B. Kilometergeld).

3. Abschluss einer Abrechnung

Mit einem Klick werden die im Leistungsnachweis enthaltenen Einträge als abgerechnet markiert, so dass diese bei der nächsten Abrechnung nicht wieder vom System zur Abrechnung vorgeschlagen werden. Zusätzlich erzeugt das System die Zusammenstellung der abgerechneten Leistungen auf Produktebene. Diese Aufstellung dient zur Erstellung der Rechnung im Faktura-System. Die Übertragung dorthin kann manuell erfolgen, über Workflows automatisiert werden oder per Webservice an ERP-System (SAP, NAV, GP) oder anderen Buchhaltungssystmen wie Datev oder Quickbooks erfolgen.

4. Faktura

Die der Faktura vorgelagerten Leistungsabrechnung von Dynamics Projektmanagement stellt alle zur Rechnungsstellung notwendigen Daten zur Verfügung. Diese stehen in der Microsoft Dynamics Datenbank bereit, wodurch zwei alternative Möglichkeiten zur weiteren Rechnungsstellung geschaffen werden.

Die erste Möglichkeit zur Rechnungsstellung ist der Ausdruck direkt innerhalb des CRM-Systems. Ein dafür passender Report ist im Lieferumfang enthalten. Sie können diesen natürlich individuell anpassen (Logo, Firmenanschrift usw.).

Die zweite Möglichkeit ist die Übergabe der Rechnungsinformationen an ein ERP System.

Funktionsliste dieser Komponente

Abrechnung gegenüber Kunden

• Einfache Fakturierung von Projektleistungen
• Integrierte Ansicht für die Vorbereitung, den Leistungsnachweis und die Abrechnung selbst
• Übersichtliche Korrektur aller Leistungen vor der Abrechnung
• Teilabrechnung von Projekten
• Abrechnung zu Festpreisen, nach Time & Material oder auch als Mix möglich
• Automatische Generierung des Leistungsnachweise als Abrechnungsbasis
• Anpassung der Leistungsnachweise über Parameter
• Summenbildung auf Teilprojektebene im Leistungsnachweis
• Differenzierung zwischen gebrauchter Zeit und abrechenbarer Zeit
• Durchgängige Integration in die Microsoft CRM Preisfindung, den Produktkatalog und dem Auftragsmanagement
• Direkter Rechnungsdruck aus Microsoft Dynamics CRM möglich (optional, bei Nutzung der Rechnungsentität)
• Manueller Übertrag der Rechnungspositionen oder Übergabe von Rechnungspositionen an ein ERP-System (optional)
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen

Abrechnung gegenüber Mitarbeiter

• Leistungsübersicht zu Mitarbeitern
• Abrechnung nach Monaten, Quartalen oder zu frei wählbaren Zeitpunkten
• Ausgleich von Reiseauslagen

Abrechnung gegenüber externen Dienstleistern

• Leistungsübersicht zu externen Ressourcen wie z.B. freie Mitarbeiter
• Abrechnung nach Monaten, Quartalen oder zu frei wählbaren Zeitpunkten
• Verwaltung von Leistungszeiträumen für die Finanzverwaltung

Faktura

• Rechnungsdruck direkt im CRM
• Übergabe aller Informationen zur Abrechnung an ein ERP System
• Unterscheidung zwischen Intercompany Rechnungen und Externen Rechnungen
• Verwaltung von Umsatzsteuer bzw. Auslandsgeschäften
• Berücksichtigung von Leistungszeiträumen

CP

Demo Zugang Preise Kontakt